Prin Ordonanța Guvernului 18/2022 intrată în vigoare în data de 07 august s-a stabilit o nouă procedura privind autorizarea și funcționarea reprezentantelor firmelor nerezidente în România, procedura care urmează a deveni operațională în termen de maxim 180 de zile de la intrarea în vigoare a reglementării.

Astfel, întregul proces de autorizare si prelungire a autorizării urmează a se desfășura online pe o platforma dedicata pusa la dispoziție de către Ministerul Antreprenoriatului și Turismului care are competenta de a emite conform normei legale Autorizația de funcționare.
Autorizațiile de funcționare se emit cu o valabilitate de 1 an ca și în prezent, iar taxa de autorizare în valoare de 1000 Euro/an se achita în lei, la cursul Băncii Naționale a României din data plății, la organul fiscal central competent în raza căruia își are sediul reprezentanța.

Cererea prin care se solicită deschiderea unei reprezentanțe şi eliberarea autorizației de funcționare a unei reprezentanțe se completează electronic prin intermediul platformei şi va cuprinde următoarele informații:

a) denumirea, sediul social şi codul de înregistrare fiscală ale entității străine;
b) obiectul de activitate al reprezentanţei, în conformitate cu obiectul de activitate al societăţii sau organizaţiei economice străine solicitante;
c) durata de funcţionare a reprezentanţei;
d) reprezentantul reprezentanţei în relaţiile cu terţii;
e) sediul reprezentanţei.

Cererea va fi însoțită de următoarele documente:

a) documentul emis de autoritatea competentă din ţara în care îşi are sediul social societatea sau organizaţia economică străină, din care să rezulte datele de identificare şi de înregistrare ale societăţii sau organizaţiei economice străine, obiectul de activitate şi capitalul social, şi traducerea autorizată a acestui document cu semnătură electronică calificată sau avansată;
b) actul constitutiv sau alte acte doveditoare privind forma de organizare şi modul de funcţionare a societăţii sau organizaţiei şi o traducere autorizată a acestora cu semnătură electronică calificată sau avansată;
c) împuternicirea privind persoanele desemnate să reprezinte societatea sau organizaţia economică străină care a solicitat înregistrarea, cu traducere autorizată, după caz;
d) dovada plăţii taxei de autorizare ;
e) o confirmare asupra bonităţii din partea băncii prin care societatea sau organizaţia îşi desfăşoară principalele operaţiuni financiare;
f) dovada existenţei sediului reprezentanţei pe teritoriul României pe o perioadă cel puţin egală cu perioada de valabilitate a autorizaţiei sau cu perioada pentru care se solicită prelungirea autorizaţiei.

Termenul de emitere a Autorizatiei de functionare este de 30 de zile de la data înregistrării cererii și/sau completării sale. Autorizaţia de funcţionare va cuprinde datele de identificare ale societăţii sau organizaţiei economice străine, obiectul de activitate al reprezentanţei, reprezentantul în relaţiile cu terţii al reprezentanţei, durata valabilităţii autorizaţiei, condiţiile de exercitare a activităţii şi sediul reprezentanţei.
Societăţile sau organizaţiile economice străine reprezentate în România au obligaţia să comunice Ministerului Antreprenoriatului şi Turismului eventualele modificări survenite în legătură cu datele înscrise pe autorizaţia de funcţionare a reprezentanţei, precum şi cu privire la statutul juridic, obiectul de activitate, capitalul social sau sediul firmei străine, în termen de 30 de zile de la data survenirii acestor modificări, şi să solicite, dacă este cazul, modificarea autorizaţiei de funcţionare, conform modificărilor apărute.

Orice modificare a datelor înscrise în Autorizația de functionare se face in platforma dedicata si se finalizeaza in termen de 30 de zile de la înregistrarea cererii de modificare.
Prelungirea valabilităţii autorizaţiei de funcţionare se face numai la cererea reprezentanţei, adresată Ministerului Antreprenoriatului şi Turismului, în termen de minimum 30 de zile înainte de data expirării, prin completarea formularului electronic din cadrul platformei electronice, însoțită de dovada plății taxei de autorizare.

Autorizaţia de funcţionare poate fi retrasă de Ministerul Antreprenoriatului şi Turismului, înainte de expirarea valabilităţii, în termen de 30 de zile de la solicitarea autorităţilor cu competenţe de control, pentru următoarele motive:

a) încălcarea de către personalul reprezentanţei a dispoziţiilor legale din România privind spălarea banilor şi finanţarea terorismului;
b) nerespectarea obiectului de activitate înscris în autorizaţia de funcţionare şi a condiţiilor de exercitare a activităţii;
c) nerespectarea obligaţiilor fiscale.

Operaţiunile financiar-bancare ale reprezentanţelor se efectuează prin conturi deschise la băncile legal constituite pe teritoriul României, cu respectarea legislaţiei naţionale şi a Uniunii Europene în vigoare.

Autorizaţiile reprezentanţelor străine emise până la data intrării în vigoare a prezentei ordonanţe rămân valabile conform actelor normative în vigoare la data emiterii acestora, iar până la data operaţionalizării platformei electronice, atât depunerea cererilor, cât şi soluţionarea acestora se vor face în conformitate cu procedura aplicată anterior adoptării prezentei ordonanţe.